Er zijn weinig momenten in een mensenleven die zo stressvol zijn als verhuizingen. Wanneer jouw bedrijf uit zijn jasje is gegroeid is dit echter iets waar niet aan te ontkomen valt. Wil jij je personeel goed kunnen huisvesten en werkzaamheden efficiënt kunnen uitvoeren, dan zal je daarvoor in een bedrijfspand moeten zitten wat erop is voorbereid. Omdat een verhuizing al hectisch genoeg is van zichzelf hebben we een checklist voor je gemaakt zodat jij direct kan zien wat je moet regelen om de verhuizing succesvol te laten verlopen.

De 4 fases van een bedrijfsverhuizing

Een bedrijfsverhuizing kan je in 4 fases onderverdelen:

  • De oriëntatie op een nieuwe bedrijfsruimte
  • De voorbereidingen van de verhuizing
  • De verhuizing zelf
  • De afrondende werkzaamheden naderhand.

De oriëntatiefase

  • Inventariseer wat er nodig is. Je zal vooraf moeten inventariseren wat er allemaal nodig is voor een succesvolle verhuizing. Kijk daarom goed hoeveel personeelsleden er in het nieuwe gebouw moeten worden gehuisvest. Daarnaast moet je kijken naar de benodigde faciliteiten. Denk daarbij aan een bedrijfskantine, een keukenblok, maar ook aan een vergaderruimte en eventueel een rookruimte.
  • Kijk hoeveel spullen er moeten worden mee verhuisd. Laat een verhuisbedrijf een inschatting maken van de omvang van de bedrijfsboedel. Daarbij moet worden gekeken naar losse dozen die mee moeten maar ook naar meubilair. Reken op ongeveer 10 verhuisdozen per werknemer en nog eens een paar kubieke meter aan meubilair per persoon.
  • Informeer naar de contractvoorwaarden. Wordt er een pand gehuurd, kijk dan goed naar de huurvoorwaarden. Is er een minimale termijn dat je het pand moet huren, of heb je juist een lange opzegtermijn wanneer je het pand weer wil verlaten. Het zijn zaken waar je goed op moet letten. Jij weet immers niet hoe de stand van zaken bij jouw bedrijf over een paar jaar is. Informeer ook naar zaken als een borgsom en sleutelgeld.
  • Informeer naar gemeenschappelijke kosten. De gemeenschappelijke kosten staan vaak niet op een website vermeld maar wel in een huurcontract. Verkijk je hier niet op.
  • Het bestemmingsplan. Je mag niet zomaar op elke locatie in Nederland een bedrijf huisvesten. Informeer dan ook eerst bij de gemeente of je toestemming hebt om je met jouw bedrijf in jouw branche ergens te vestigen.

De voorbereidingen van de verhuizing

  • Schakel een verhuisregisseur in. Als ondernemer heb je wel wat anders te doen dan je zorgen maken over de gang van zaken bij een verhuizing. Schakel daarom een verhuisregisseur in die een verhuisdraaiboek opstelt. Hierin zullen alle te nemen stappen goed worden omschreven met daarbij vermeld wie die zaken doet en op welke tijd dat plaatsvindt.
  • Selecteer een verhuisbedrijf. Kies voor een bedrijfsverhuizing altijd een erkende verhuizer. Je weet op die manier zeker dat er zorgvuldig met vertrouwelijke informatie wordt omgegaan en daarnaast weet je ook zeker dat jouw inboedel goed verzekerd is tijdens de verhuizing.
  • Informeer personeel, klanten en toeleveranciers. Spreekt voor zich. Het personeel wordt als eerste op de hoogte gebracht van de aanstaande verhuizing. De klanten moeten ook op de hoogte worden gebracht zodat ze weten dat jullie een paar dagen dicht zijn tijdens de verhuizing en dat er daarna vanaf een ander adres gewerkt wordt. Toeleveranciers moeten uiteraard op de hoogte zijn van het nieuwe adres.

De verhuizing zelf

  • Rond de werkzaamheden in het oude pand goed af. Is de dag dan aangebroken, zorg er dan voor dat het pand bezemschoon wordt opgeleverd aan de verhuurder. Neem vlak voordat je de deur achter je dicht trekt de meterstanden van gas, water en licht op. Deze geef je door aan de energieleverancier.
  • De verhuisregisseur hanteert het draaiboek. Zorg ervoor dat een aantal betrokkenen bij de verhuizing het draaiboek hebben. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat de hele verhuizing goed getimed en gestroomlijnd verloopt. Zo heeft iedereen de minste stress tijdens het proces.
  • Geef de nieuwe meterstanden door. Bij aankomst in het nieuwe pand zal je de nieuwe meterstanden gelijk moeten opnemen en doorgeven aan het energiebedrijf. Zo regel je administratief jouw verhuizing.

De afrondende werkzaamheden naderhand

Staat al het meubilair op zijn plek, dan is het tijd voor de afrondingsfase. Geef jouw adres door aan een aantal instanties:

  • Dankzij de verhuisservice komt jouw post gelijk op het goede adres aan. Het wordt gedurende een bepaalde periode voor je doorgestuurd.
  • Via een app van de belastingdienst geef je direct de adreswijziging door.
  • Jouw klanten. Laat aan je klanten weten via een verhuiskaartje dat jouw bedrijf is verhuisd. Dat is niet alleen handig voor hun administratie; het is gelijk een leuke reminder en reclame voor de klanten zodat je gelijk na de verhuizing weer volop aan de slag kan.
  • De kamer van koophandel. De kamer van koophandel heeft een portaal waar jij je verhuizing in kan doorgeven. Dat is verplicht binnen een paar dagen na de verhuizing.

Vergelijk de prijzen van een verhuizing

Een bedrijfsverhuizing is al kostbaar genoeg. Informeer dan ook eerst bij een aantal verhuisbedrijven wat hun tarieven zijn in jouw situatie. Dat doe je met onderstaande button. Je krijgt gelijk een aantal offertes om te vergelijken. Zo bespaar je direct tot 20 procent op het totale prijskaartje.