Verhuizingen hebben een aantal eigenschappen die voor behoorlijk wat stress zullen zorgen. Ze zullen namelijk altijd meer kosten dan was ingecalculeerd, en er gaat een hoop tijd in zitten. Een verhuizing die uitloopt is een aanslag op je portemonnee maar ook op jouw zenuwen. Wanneer je met jouw bedrijf gaat verhuizen is het dan ook van het allergrootste belang dat de verhuizing niet uitloopt. We hebben een aantal zaken voor je op een rij gezet die je in de gaten moet houden bij een zakelijke verhuizing.

Het belang van een verhuisdraaiboek

In een verhuisdraaiboek wordt een hoop informatie opgenomen die benodigd is om de verhuizing gestroomlijnd te laten verlopen. Het is een document wat in de handen van meerdere verantwoordelijke personen moet zijn tijdens de verhuizing. Laat je geen verhuisdraaiboek opstellen, dan is er een grote kans dat activiteiten tijdens de verhuizing uitlopen en dat verantwoordelijken niet weten wat hun taken tijdens een verhuizing zijn.

Wie stelt het verhuisdraaiboek op

Een verhuisdraaiboek kan je zelf opstellen. Het is ook mogelijk om een gestandaardiseerd draaiboek van het internet te downloaden en dit aan te passen naar jouw bedrijf. Dit alles zorgt echter voor een hoop extra werk, en er zal niet snel iemand binnen het bedrijf beschikbaar zijn om deze taak op zich te nemen. Veel bedrijven kiezen er dan ook voor om voor deze taak een verhuisregisseur in te schakelen. Zakelijke verhuisbedrijven hebben vaak hun eigen verhuisregisseurs in dienst, maar het is uiteraard ook mogelijk om op basis van ZZP een verhuisregisseur van buitenaf aan te trekken. Denk er dan wel aan dat deze ZZP verhuisregisseur niet standaard beschikt over alle telefoonnummers van medewerkers van het verhuisbedrijf.

De contactpersonen binnen een bedrijf

In een verhuisdraaiboek staan de verantwoordelijke personen voor een bedrijfsverhuizing genoteerd. Denk hierbij aan de directie, het management maar ook aan vertegenwoordigers van het personeel. Ook medewerkers van de afdeling Facilitaire dienst staan in het verhuisdraaiboek vermeld. Zij gaan immers concreet over het beheer van het gebouw op zowel het oude als het nieuwe adres. Deze personen staan met naam vermeld in het verhuisdraaiboek, en zij zullen doorgaans ook een kopie van dit draaiboek meekrijgen.

De contactpersonen bij het verhuisbedrijf

Over het verhuisbedrijf wordt een hoop informatie vermeld. Het belangrijkste is echter de lijst met telefoonnummers van de contactpersonen bij het bedrijf. Je wil immers iemand direct kunnen bereiken als er een deel van de verhuizing anders loopt dan vooraf was ingeschat. Denk bij de contactpersonen aan de chauffeur van de verhuiswagen en de verantwoordelijke verhuizers. Hier zit vaak ook een rangorde bij, en er is altijd één verhuizer die de hoofdverantwoordelijkheid heeft.

Mobiele telefoonnummers

De mobiele telefoonnummers van het betrokken personeel worden allemaal vermeld in het verhuisdraaiboek. Je wil immers iedereen die betrokken is bij de verhuizing direct kunnen bereiken als er wat gebeurt. Men moet klaarstaan om taken op te nemen op het juiste moment. Ook daar moet uiteraard duidelijkheid over bestaan.

Een taakverdelingslijst

Tijdens de verhuizing heeft iedereen zijn eigen verantwoordelijkheden. Deze staan vermeld in de taakverdelingslijst. Op die manier weet iedere betrokkene bij de verhuizing wat zijn aandeel is, en wanneer dat aandeel moet worden verricht. Het schema zal betrekking hebben op de periode van de laatste weken voor de verhuizing tot de dag van de verhuizing zelf. Zaken als het inpakken van de materialen staan op de taakverdelingslijst, maar ook zaken met betrekking tot het verhuizen van de materialen en het monteren van meubels staan op deze lijst vermeld.

Een weergave van het stickerplan

Alle verhuisdozen en meubels die worden meegenomen worden voorzien van stickers. Zo weet je zeker dat naderhand alle verhuisdozen in het juiste kantoor komen te staan. Je weet dan ook dat het personeel zijn eigen kantoormeubilair weer ter beschikking heeft. Dit stickerplan wordt uitgebreid weergegeven zodat het personeel direct zicht heeft op de locatie van de diverse ruimtes.

Een dagplanning tot in detail

De planning van de verhuisdag komt gedetailleerd in het verhuisdraaiboek te staan. Er staat vermeld wie de verantwoordelijken zijn voor bepaalde taken en op welke tijden deze taken moeten worden uitgevoerd. De dagplanning wordt doorgaans de dagen voor de verhuizing nog een paar keer met alle betrokkenen doorgenomen zodat er kan worden nagegaan of men geen onderdelen vergeten is te vermelden. Als dan alle details duidelijk zijn, is jouw bedrijf klaar voor de grote dag; de verhuizing naar de nieuwe locatie. Wanneer het verhuisdraaiboek goed wordt nageleefd komt de continuïteit van het bedrijf niet in gevaar en zal er een flinke stressreductie zijn.  De dagplanning is dan ook het belangrijkste onderdeel van de totale verhuizing.

Schakel een verhuisbedrijf en verhuisregisseur in

De zoektocht naar een geschikte erkende zakelijke verhuizer is niet voor iedereen even vanzelfsprekend. Het is dan ook belangrijk dat je een verhuisbedrijf en een verhuisregisseur kan kiezen uit een groep aanbieders. Vraag daarom eerst offertes op om te vergelijken. Dat doe je met onderstaande button. Je krijgt gelijk een aantal offertes in jouw mailbox om te vergelijken. Dat levert je een aantal prijsopgaven op om te vergelijken. Zo betaal je niet teveel voor jouw bedrijfsverhuizing.