Een interne verhuizing binnen een bedrijfspand lijkt op een heel gemakkelijke klus. Het lijkt zo simpel om je spullen in te pakken en een ander kantoor te betrekken. Wie een interne verhuizing eenmaal heeft meegemaakt weet ook dat dit anders ligt. We hebben een aantal zaken voor je op een rij gezet die je goed in je achterhoofd moet houden bij een dergelijke verhuizing.

Het vinden van een nieuwe werkplek

Heb jij voor het uitvoeren van je werkzaamheden bij jouw werkgever meer ruimte nodig of heb je om andere redenen een ander kantoor nodig? In dat geval zal je op zoek moeten gaan naar een nieuwe werkplek binnen het pand. Wellicht is er een collega die wil ruilen van werkplek omdat deze een omgekeerd probleem heeft, of komt er vanwege verandering van functie een werkplek vrij in het gebouw. Probeer deze plek dan te claimen voor jouw werkzaamheden.

Zet bijtijds je spullen klaar

Komt het grote moment van de verhuizing in zicht, zorg er dan voor dat jouw spullen allemaal klaarstaan om mee te nemen. Pak ook zaken in zoals de dossiers waarmee je werkt en apparaten. Een eigen printer, computer en werkkast moeten uiteraard mee verhuizen naar het nieuwe kantoor. Zorg ervoor dat je op de dag zelf niet nog van alles hoeft te gaan doen. Je kan meubilair ook demonteren als dat de verhuizing vergemakkelijkt.

Blijf vindbaar voor klanten en zakenrelaties

Ga je in een groot kantoorpand verhuizen, zorg er dan voor dat je goed vindbaar blijft voor de klanten die je spreekt in je kantoor en voor zakenrelaties waarmee je geregeld afspreekt. Stuur mensen met wie je contact hebt binnen het bedrijf een memo waarmee je hun op de hoogte brengt van jouw verhuizing. Gaat het om contacten van buiten het bedrijf, stuur hun dan een  bericht met het nieuwe kamernummer van jouw kantoor erbij vermeld. Zorg ervoor dat jouw mailinglijst compleet is, en dat je niet iemand overslaat. Ook bedrijven waarmee jij contact hebt moeten jou kunnen blijven bereiken op je nieuwe werkplek. Stuur dus ook aan hun de benodigde informatie toe. Een ander kamernummer binnen een bedrijf kan de interne post immers behoorlijk vertragen.

Een ander IP nummer

Je zou het niet zeggen, maar in veel kantoorpanden hoort het IP nummer van jouw computer bij een bepaalde plek. Zo kan het zomaar gebeuren dat je opeens geen deel meer uitmaakt van een bepaald netwerk wanneer jij je computer op een ander kantoor installeert. Zorg er dan ook voor dat jij je computer met een ander IP nummer opnieuw aanmeldt bij een bepaald netwerk. Op die manier voorkom je dat er storingen komen in het computernetwerk en dat je opeens allemaal belangrijke nieuwtjes en feiten mist. Een ander IP nummer kan er ook voor zorgen dat jouw mail opeens voor spam wordt aangezien bij een ontvanger. Vergeet dus niet om het IP nummer goed aan te passen aan jouw computer. Bij problemen kan de ICT afdeling van het bedrijf te hulp schieten om jouw computer weer vindbaar te maken voor het systeem.

Een moment van uitleg bij een andere functie

Het kan natuurlijk zo zijn dat jij na een interne sollicitatie bij jouw bedrijf een andere functie met een bijbehorend ander kantoor krijgt toegewezen. In dat geval is het altijd aan te raden om de betrokken collega’s hierover in te lichten. Schrijf een memo en stuur die rond aan je collega’s die met jou vanuit je nieuwe functie te maken krijgen. Stel ze eventueel ook voor aan jouw vervanger op je oude functie. Zo zorg je voor een goede overdracht.

Dozen die duidelijk zijn

Wil jij tijdens de verhuizing gelijk duidelijkheid hebben van wat je hebt meegenomen en waar je het bewaart, zorg er dan voor dat de verhuisdozen een label hebben. Zet daarop wat er in de dozen zit, maar ook waar de dozen thuis horen in jouw kantoor. Zo heb je gelijk na de internet verhuizing weer een goed overzicht in jouw kantoor. Op die manier win je bovendien tijd bij jouw verhuizing. Het is een kleine moeite maar het scheelt je minstens een dag bij het terugplaatsen van al jouw spullen.

Een doorkiesnummer

Wordt er bij jouw bedrijf nog gewerkt met een telefooncentrale, dan zal je daar ook nog gegevens moeten gaan aanpassen. Bij een ander kantoor hoort vaak een nieuw doorkiesnummer. De centralist moet dat andere nummer in de gegevens aanpassen, en ook op jouw correspondentiemateriaal zal je moeten vermelden wat het nieuwe doorkiesnummer is. Op die manier hoeft men niet eerst vruchteloos te zoeken voor men jou vindt op je nieuwe werkplek.

Verhuishulp en regelhulp

Een interne verhuizing kan voor flink wat werk zorgen. Het is dan ook goed om eerst te kijken welke werkzaamheden je kan uitbesteden voordat je intern gaat verhuizen. Dat doe je met onderstaande button. Je krijgt gelijk een aantal offertes in beeld die jou van dienst kunnen zijn op dit gebied. Met het vergelijken van de offertes kan je flink besparen op jouw interne verhuizing.