Bedrijfsverhuizing planning

Op het moment dat jouw bedrijf uit zijn jasje aan het groeien is, is het hoog tijd om uit te kijken naar een vervangende bedrijfsruimte. Wie gaat verhuizen ziet nogal wat op zich af komen; het is dan ook goed om een planning aan te houden om de bedrijfsverhuizing zo gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen. We hebben een aantal zaken voor je op een rij gezet die als een checklist kunnen dienen.

Zaken die je plant in de aanloop naar een verhuizing

Ga je met jouw bedrijf verhuizen, dan is het goed om een paar oriënterende zaken uit te voeren. We hebben de zaken die je ruim van tevoren, dus minimaal een jaar vooraf, moet regelen.

• Licht het personeel in. Het personeel van een bedrijf maakt doorgaans nogal wat kilometers om op het werk te kunnen komen. Een verhuizing zou zomaar in kunnen houden dat men er nog verder voor moet gaan rijden. Niet ieder personeelslid is daar even gelukkig mee, dus het is goed om een verhuizing aan te kondigen tijdens een vergadering waar het volledige personeel bij aanwezig is.
• Controleer gemeentelijke bestemmingsplannen. Niet iedere ruimte mag vrijelijk worden gebruikt voor bedrijfshuisvesting. Het is dan ook een strikt advies om ruim een jaar vooraf te informeren naar bestemmingsplannen voor een bepaalde vestigingsplek. Niet iedere branche mag zich zomaar ergens vestigen.
• Zoek centraal gelegen locaties. Heb je een bedrijf wat veel toeleveranciers en afnemers heeft, dan is het een goed idee om een centraal gelegen locatie te kiezen. Achterop een industrieterrein in een dorpje mag dan goedkoop zijn; centraal in de buurt van een grote snelweg is een verstandiger idee omdat je die huur er uiteindelijk wel mee terugverdient.

Vanaf een half jaar voor de verhuizing

Heb je een aantal locaties op het oog voor jouw bedrijf, dan is het goed om te kijken naar de volgende zaken:

• Inventariseer wat er nodig is. De hoeveelheid personeelsleden in je bedrijf is bepalend voor de ruimte die er nodig is in het nieuwe pand. Ook de omvang en aard van de werkzaamheden bepaalt hoeveel ruimte er in beslag moet worden genomen per personeelslid. Houd dit aan, plus een marge voor potentiële groei, voor de keuze van een nieuw bedrijfspand.
• Vergelijk huurcontracten. Ga je een pand huren, dan is het goed om vooraf de huurcontracten die jou worden geboden te vergelijken. Informeer naar het minimum aantal maanden dat jouw bedrijf op een plek mag zijn, maar informeer ook naar een opzegtermijn. Je wil immers niet te lang aan een bepaalde locatie gebonden zijn als deze toch niet passend blijkt te zijn.
• Stel een draaiboek op. Een verhuizing vindt doorgaans plaats aan de hand van een draaiboek. Daarin wordt vastgelegd welke bezigheden en regelzaken er op een bepaalde termijn moeten plaatsvinden. Een dergelijk draaiboek stel je samen met een aan te wijzen of in te huren verhuisregisseur.
• Huur een verhuisregisseur in. Een verhuisregisseur kan jou goede diensten bewijzen om de bedrijfsverhuizing zo gestroomlijnd mogelijk te laten verlopen. Verhuisregisseurs kan je inhuren via een verhuisbedrijf, maar ja kan ook kijken naar een ZZP-er.
• Ook een verhuisbedrijf inhuren doe je rond deze tijd. Je kan dit doen bij een verhuisbedrijf wat een verhuisregisseur meelevert, maar je kan deze diensten ook separaat afnemen. Vraag daarvoor eerst offertes op. Laat het verhuisbedrijf bovendien een inschatting maken van het aantal kubieke meters bedrijfsboedel wat je wil meeverhuizen.

Een maand voor de verhuizing

Als het moment van de verhuizing in het zicht komt is het aan te raden om de laatste regelzaken onder de loep te nemen.

• Maak verhuisberichten. Leveranciers en klanten moeten op de hoogte worden gesteld van het feit dat jouw bedrijf een nieuw adres krijgt. Maak bijtijds verhuisberichten en houd er rekening mee dat de administratie van een bedrijf de wijziging nog op tijd moet kunnen doorvoeren.
• Sla niet teveel voorraad meer in. Heb je een groot verloop in je voorraad, sla dan geen voorraad voor een lange termijn meer in. Denk aan een paar maanden voorraad, en bestel alvast nieuwe voorraad die op het nieuwe adres wordt aangeleverd.
• Laat het personeel beginnen met inpakken. Geef het personeel verhuisdozen waarin men de komende maand spullen mag gaan inpakken. Houd er rekening mee dat niet iedereen op tijd begint, dus voel je vrij om een reminder uit te sturen.

Een week voor de verhuizing

De laatste week voor de verhuizing is voor de puntjes op de I:

• Regel zaken via de app. De belastingdienst informeren over je nieuwe adres, en de gegevens bij de kamer van koophandel wijzigen doe je via een app. Doe dit een week vooraf; je krijgt doorgaans direct een bevestiging van de mutaties.
• Controleer of iedereen ingepakt heeft. De laatste week is voor veel personeelsleden het moment om hun verhuisdozen in te pakken. Controleer goed of dit is gebeurd en stuur een interne memo uit.
• Controleer nog eenmaal de afspraken. De afspraken met het verhuisbedrijf, de regisseur en de verhuurder van de nieuwe locatie worden nog eenmaal gecontroleerd. Dit is het moment om nog kleinigheden aan te passen.

De dag zelf

• Iedereen klaar. Het personeel helpt doorgaans niet mee met de verhuizing. Zorg dat alle spullen volledig ingepakt klaarstaan om te worden verhuisd.
• Sluit af en aan. Neem om de oude locatie de meterstanden op voor het energiebedrijf en het waterleidingsbedrijf. Geef die door. Neem ook op de nieuwe locatie de meterstanden op en geef deze ook door.
• Laat de apparatuur installeren. Laat op het nieuwe werkadres alle meubels weer monteren en de apparatuur waarmee gewerkt wordt installeren. Zo staat alles klaar voor het personeel op de eerste werkdag na de verhuizing.

Een week tot een paar weken erna

Op een verhuiskaartje kan je aangeven dat je een verhuisborrel geeft voor zakenrelaties. Een mooi moment om het nieuwe pand te tonen en om jouw relaties aan jouw bedrijf te herinneren. Een betere reclame bestaat niet.

Vraag offertes op

Een bedrijfsverhuizing kan behoorlijk in de papieren lopen. Het is dan ook altijd aan te raden om eerst offertes op te vragen. Dat doe je met deze button. Je krijgt direct een aantal offertes in je mailbox om te vergelijken. Daardoor betaal je nooit teveel.