Op het moment dat de bedrijfsruimte van jouw firma niet meer past bij de omvang van het personeelsbestand en de werkzaamheden die er worden uitgevoerd is het goed om te gaan verhuizen. Een dergelijke bedrijfsverhuizing gaat niet zonder gevolgen voorbij. De afdeling Hrm krijgt het flink voor zijn kiezen bij een bedrijfsverhuizing. We hebben een aantal zaken op een rij gezet waar je aan moet denken bij een bedrijfsverhuizing als medewerker Hrm.
In deze verhuisgids:
Niet iedereen staat te juichen
De personeelsleden van jouw bedrijf komen doorgaans van heinde en verre gereden om aan het werk te kunnen gaan. Gaat jouw bedrijf verhuizen, dan is het logisch dat niet iedereen daar even gelukkig mee is. Zeker wanneer jouw bedrijf gaat verhuizen naar een heel andere stad of regio loop je tegen problemen aan. Het is maar de vraag of het personeel bereid is om extra kilometers te rijden om op het werk te komen. Je wil niet voor het feit komen te staan dat een deel van het personeel afhaakt om deze reden.
Een goede reden voor een bijeenkomst
Informeer als afdeling Hrm de personeelsleden ruim vooraf over de aanstaande verhuizing. Motiveer waarom de verhuizing nodig is en geef een schets van de toekomstige bedrijfssituatie. Zo krijg je het personeel gemotiveerd om bij jouw bedrijf te blijven werken, ook al zal men er een stuk verder voor moeten rijden vanaf huis. Licht vanuit de directie eerst het hogere management en de afdelingsleiders in, en nodig daarna het personeel uit voor een bijeenkomst. Geef het personeel tijdens de rondvraag de gelegenheid om te reageren op de verhuisplannen.
Een sollicitatieronde kan geen kwaad
Gaat jouw bedrijf een groter pand betrekken, dan kan het geen kwaad om één of meerdere sollicitatierondes te houden. Inventariseer op welke gebieden er meer personeel nodig is. Kijk voor welke termijn deze personeelsleden nodig zijn. Gaat het om permanente extra werkzaamheden of om seizoensgebonden werk. In dat laatste geval zal je uitzendkrachten moeten gaan inhuren en inwerken op de juiste afdeling.
Een gelegenheid voor persoonlijke groei
Komt er een verloop in het personeelsbestand door de verhuizing, dan is hier de gelegenheid voor persoonlijke groei bij de personeelsleden. Bied de mogelijkheid aan om intern te solliciteren naar een hogere functie voor geïnteresseerden en bied daarnaast opleidingsmogelijkheden aan. Houd eerst interne sollicitatieronden voordat je een vacature online zet om personeel van buitenaf aan te trekken. Het gevolg van een dergelijk besluit zal zijn dat het personeel in de nieuwe setting nog gemotiveerder aan de slag zal gaan. Daarnaast zal men productiever zijn waarbij persoonlijke ervaring en kennis in praktijk worden gebracht.
Zaken die het HRM regelt na de verhuizing
Is de verhuizing achter de rug, dan is het tijd om verder zaken te gaan doen met het personeel. Er moet wederom aan een aantal zaken worden gedacht.
- Bereken de nieuwe kilometervergoedingen. Moet het personeel verder gaan reizen naar het nieuwe bedrijfspand, dan is het zaak dat je de kilometervergoeding opnieuw gaat berekenen. Wanneer de reisafstand voor een personeelslid juist korter wordt mag – na overleg een aankondiging – het tarief voor reiskosten worden verlaagd.
- Nieuwe verantwoordelijkheden is nieuwe opleidingen. Neemt een personeelslid intern een andere functie aan, dan is het jouw plicht om dat personeelslid goed op te leiden voor deze functie.
- Inventariseer een ander beloningssysteem. Krijgt het personeel een andere functie, dan kan het ook zijn dat daar nog een extra beloningssysteem bij hoort. Denk bijvoorbeeld aan een auto van de zaak voor medewerkers die nu nog verder moeten rijden en die daarnaast een belangrijkere functie hebben. Inventariseer goed welke mogelijkheden er zijn in dit geval.
- Overleg met de vakbonden. Bij nieuwe functies horen vaak ook andere plichten en verantwoordelijkheden voor jou en het personeel. Informeer en overleg bij de vakbonden hoe dat in jullie geval geregeld is. Ook over extra vergoedingen, urenschalen en vergoedingen voor overwerk en opleiding zijn zaken vastgelegd waar jij en het personeel je aan moeten houden.
Zelf de verhuisdozen hanteren
Gaat jouw bedrijf verhuizen, dan zit daar uiteraard ook een deel werk voor de afdeling HRM aan vast. Op het moment dat jouw afdeling aan de beurt is om te worden verhuisd moet je nog een aantal zaken extra in de gaten houden.
- Vertrouwelijke informatie verhuizen. Bij de afdeling HRM wordt een hoop vertrouwelijke persoonlijke informatie bewaard. Zorg ervoor bij het verhuizen van de gegevens die in de dossierkasten zijn opgeslagen voor dat er gebruik wordt gemaakt van verzegelde verhuisdozen. Het gaat immers om privé gegevens die niet zomaar op straat mogen komen te liggen.
- Denk aan de betaling van de lonen. Valt het verhuizen van de afdeling HRM samen met het uitbetalen van de lonen, zorg er dan voor dat de betalingen bij de bank binnen zijn voordat de verhuizing zelf plaatsvindt. Het laatste wat je zou willen is personeel wat op zwart zaad zit omdat het bedrijf net is verhuisd.
De verhuizing uit handen geven
Verhuizen is voor een bedrijf behoorlijk stressvol. Het is dan ook verstandig om de werkzaamheden daaromtrent bijtijds uit te besteden aan een erkend verhuisbedrijf voor zakelijke verhuizingen. Met onderstaande button vraag je gelijk meerdere offertes op om te vergelijken. Op die manier wordt een verhuizing geen aderlating.